La carta comercial

LA CARTA COMERCIAL

Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. La carta es un mensaje que ayuda a desenvolver las variadas relaciones humanas a que da origen la actividad comercial.

Al redactar una carta se deben tener en cuenta.

ü  Claridad: debe prestarse a una sola interpretación, permitiendo al lector su comprensión inmediata.

ü  Precisión: exactitud en la expresión, dejando de lado las palabras innecesarias.

ü  Brevedad: deben hacerse tan cortas como sea posible, las comunicaciones largas hacen perder el tiempo al que escribe y al que lee.

ü  Sencillez: redactar en forma directa, con palabras de uso cotidiano, evitando el empleo de términos vulgares o muy rebuscados.

ü  Propiedad: es el uso de las palabras más adecuadas, de acuerdo con su real significado.

ü  Corrección: es el empleo adecuado de los signos y normas gramaticales.

Estilos de las cartas

Ø  Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con  este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

Ø  Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

Ø  Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

Ø  Estilo Sangrado: es un  estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con  la anterior. De la misma manera se hace con  la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

Partes de la Carta Comercial

A diferencia de la familiar, tiene membrete, destinatario y Nombre completo del autor.

Sus partes son:

1)      Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

2)      Localidad y Fecha: debe incluir el día, mes y año, se acostumbra a no escribir la localidad (lugar) del remitente cuando ésta aparece en el membrete. Si no, debe citarse anteponiéndose al día y después de una coma.

Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear número para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minúscula y precedido de la preposición "de" (que no siempre suele incluirse).

3)      Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta

4)      Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

Ofrece mercaderías

Solicita cotización mercaderías

Envía cotización mercaderías

Compra mercaderías

Remite mercaderías

Acusa recibo mercaderías y envía letras

Despacha pedidos mercaderías

Responde carta del 08-03-12

Concede crédito

Concede prórroga

Cobra letra protestada

Envía letra protestada en cobranza judicial

5)      Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes del texto de la carta.

Señor:

Señor mío: Estimado señor:

Muy estimado señor:

Muy estimado señor y amigo:

Estimado amigo:

Señor Director: Señor Gerente:

Señor Administrador:

De mi atención:

De mi mayor atención: De mi consideración:

De mi atenta consideración:

Sin embargo el más usado actualmente es el propio apellido de la persona:

Estimado señor Pérez:

Apreciado señor Domínguez:

Estimada señorita Salas:

Señor Domínguez:

6)      Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

7)      Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

Saluda atentamente a Ud.,

Saluda con toda atención a Ud.,

Saluda muy atentamente,

Saluda con toda atención,

Con toda atención,

Muy atentamente,

Atentamente

8)      Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.

9)      Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

10)  Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

11)  Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

Cuáles son las extensiones de la carta

v  Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.

v  Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.

v  Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos.

Normas de puntuación de la carta

ü  La Puntuación Abierta: es la que no  usa signos de puntuación después de las líneas de la fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y firma.

ü  La Puntuación Cerrada: se distingue por las siguientes características: se escribe un  punto al final de la línea de la fecha, se utiliza coma después de cada línea del destinatario (excepto la última que lleva punto), se usan comas después de la despedida, se usan dos puntos después del saludo y se usan comas después de cada línea del bloque de la firma (menos la última que lleva punto)

ü  La Puntuación Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se usan dos puntos después del saludo y se usa coma después de la despedida. 

A continuación les muestro dos ejemplos de cartas comerciales. El primer ejemplo es una carta comercial con el estilo bloque extremo y el segundo con un estilo semibloque.

SERVIELECTRONIC, S.A.

Jr. Santa Rosa, 237

Km. 12 Comas – Lima

Telf. 5412825

servielectronicsa@hotmail.com 

21 de marzo del 2012

VARGAS ANIMACIONES, S.A.

Jr. Puno, 2514

Km.11 Comas – Lima

Animación de velorios

Servicio vía página web

Estimado cliente:

Desde hace dos años, nuestra empresa está presente en todo el país donde fabricamos, distribuimos y damos servicio de mantenimiento a equipos de sonido, luces y efectos especiales.

Es un privilegio poder anunciarle que a partir del próximo mes inauguraremos un nuevo servicio de asesoría y asistencia vía página web que sin duda cubrirá gran parte de sus necesidades a un costo cero.

No dude en comunicarse con nosotros para cualquier información que gustosamente lo atenderemos.

Agradeciendo la confianza depositada en nuestra empresa reciba un cordial saludo.

Atentamente,

SERVIELECTRONIC, S.A.

Gherson Vega Echevarría

Gerente General.

Anexo:

GVE / krs

YAMBAL INDUSTRIAS, S.A.

Av. Mexico, 857

Comas – Lima
Telf. 7912412

yamballogistica@live.pe

21 de marzo del 2012

MATRIMOLD, S.A.

Jr. Cochahuayco, 2257

Puente Piedra – Lima

 Pedido de moldes para envases plásticos.
 

Señor ingeniero Huamani Arango, Vicente:
 

Debido al incremento de las ventas en este último trimestre del año, nos vemos en la necesidad de hacer el siguiente pedido.

· Dos moldes para envases de perfume Vivant.

· Dos moldes para envases de champoo Burbujitas.

· Un molde para envases de talco Mispies.

· Un molde para envases de crema de afeitar Purabarbas.

Con el objetivo de asegurar el suministro a nuestros distribuidores, le solicitamos nos haga llegar el plazo máximo de entrega. 

Sin otro particular, reciba nuestro cordial saludo.

Atentamente,

YAMBAL INDUSTRIAS, S.A.

Vela Zegarra, Pol Yors

Gerente Logístico

 Anexo:

 

VZP / mcj